2023.01.19 Dialogurile BusinessMark

#dialogurileBusinessMark. Costin Baicu (DocProcess): „Cred că vom avea de înfruntat provocările referitoare la incertitudine și va trebui să fim suficient de agili să reacționăm mult mai repede la orice nouă turbulență în mediul economic”

Costin Baicu a acordat un interviu pentru BusinessMark Blog, în care a vorbit despre rolul CFO-ului în procesul de digitalizare, despre provocările care apar prin implementarea de soluții digitale și prin automatizare, dar și despre oportunitățile de business pe care această transformare le atrage după sine.

Costin este CFO Group în cadrul DocProcess și are o experiență de peste 15 în management financiar, dobândită preponderent în industria de tehnologie. Este absolvent al Facultății de Finanțe si deține un EMBA de la Maasticht School of Management.

De-a lungul carierei sale, Costin a coordonat multiple proiecte de transformare digitală și a fost implicat activ în dezvoltarea și implementarea de aplicații software pentru mediul de business. În cadrul DocProcess, el coordonează atât departamentul financiar pentru ambele entități ale grupului (din România și Franța), precum și acțiunile de internaționalizare și extindere strategică.

BusinessMark: Ați spus în cadrul „CFO Conference București” că transformarea digitală este o parte a strategiei de business, astfel că tehnologia ar trebui percepută ca facilitator al implementării obiectivelor de business în cadrul organizației. Care este rolul CFO-ului în acest proces de transformare?

Costin Baicu: Rolul CFO-ului în general s-a schimbat destul de mult în ultimii 20 de ani și asta pentru că și business-urile s-au schimbat în modul în care lucrează și livrează plusvaloare. Astfel că de la implementarea procedurilor și strategiilor financiare CFO-ul a venit în contact din ce în ce mai mult cu zona de tehnologie. Implementările de proceduri și procese se fac acum aproape exclusiv digital în aplicații software. De aici și necesitatea de a înțelege modul cum pot lucra softurile și cum se conectează și interacționează acestea. Există din ce în ce mai multe zone în care procesele și controalele se fac automatizat și acest trend va continua. CFO-ul, la nivel strategic, trebuie să înțeleagă și să urmărească cum se încadrează în strategia de business a companiei procesele digitale care sunt încorporate în softuri, proceduri de lucru, documente, date etc. Adică de la strategia de business general, coborâm la strategia digitală și la planificare tactică și operațională a vieții digitale a unei companii.

BusinessMark: Putem aduce valoare în business prin intermediul tehnologiei și automatizării? Dacă da, cum?

Costin Baicu: Tehnologia poate aduce și este unul din acceleratorii de business fundamentali în creșterea majorității companiilor. Automatizarea proceselor presupune preluarea de date de la un sistem și mutarea lor printr-un proces de control, îmbogățire și transformare în alt sistem. Când cele două sisteme sunt în aceiași origanizatie, lucrurile sunt mai simple (ex. Un WMS transferă mișcările de stocuri în ERP). Aici automatizarea aduce viteză de procesare, acuratețe, reduceri de costuri cu procesarea respectivelor tranzacții. O complexitate mai mare avem când sistemele sunt în două companii diferite, de ex. furnizor-client. Aici datele care sunt specifice furnizorului trebuie transferate, controlate și procesate pentru înregistrare conform regulilor clientului. Un furnizor care livrează apă minerală la bax poate avea un client care ține evidența la apă minerală la sticlă. Acesta este un proces simplu prin care tehnologia știe să trateze automatizat această situație și reduce costurile cu controlul și procesarea comenzilor de aprovizionare având o acuratețe net superioară oricărui operator uman. Ca o regulă simplă, orice proces care presupune transferul de date dintr-un sistem în altul pe baza de reguli se poate automatiza și se va automatiza odată cu adoptarea unor sisteme care știu să comunice între ele direct sau prin intermediari (platforme de automatizare, EDI, RPA etc.). 

BusinessMark: Să vorbim puțin despre modalitățile prin care se poate face automatizarea proceselor. Ați mai spus în cadrul conferinței că prin „conectarea unei companii la o platformă de intermediere, este ca și cum ai conecta un oraș la o rețea de autostrăzi”. Ce este platforma BEA și care sunt avantajele sale, comparativ cu un RPA?

Costin Baicu: Automatizarea proceselor prin intermediul platformelor de automatizare are un avantaj important pentru că o platformă preia datele în formatul pe care sursa (furnizorul) îl poate furniza, aceste date le procesează conform regulilor și formatelor acceptabile de destinație și face controlul și transportul acestor date în mod supereficient, așa încât beneficiarul datelor obține date de calitate. Date de calitate înseamnă date controlate conform regulilor de control intern (legal, fiscal, bugete, prețuri etc), date primite în timp util (procesarea unei facturi de achiziiti durează sub 5 secunde de la data emiterii la furnizor până la înregistrarea acestora la client cu o trasabilitate de 100%. În plus, aceste date, venite în documente electronice la rândul lor pot fi controlate încrucișat cu alte documente electronice existente. Întregul lanț de aprovizionare poate fi controlat în mod automat de la inițierea comenzii, avizul de expediție, notă de intrare recepție, factură și plata. Toate aceste documente se pot reconcilia prin platforma BEA și verifică fără intervenție umană și orice discrepanță poate fi semnalată prin modul nostru Cockpit APM. Un RPA poate executa parțial aceste operațiuni însă nu poate oferi o trasabilitate și o interacțiune cu decidenți din flux în același mod facil și fără întreruperi. Pe lângă trasabilitate și reconcilierea de care am vorbit mai sus, se pot genera documente noi în platforma BEA (autofacturi, comenzi de storno pentru diferențe de recepții etc) ceea ce un RPA poate realiza doar în situații limitate. 

BusinessMark: Cum se aliniază această soluție cu programele sau soluțiile de automatizare deja existente într-o organizație?  

Costin Baicu: Platforma noastră se integrează cu aproape orice sistem existent într-o organizație pe bază de schimburi de documente electronice standardizate, API, conectori software. Nu există foarte multe limite în acest sens atâta timp cât sistemul respectiv poate emite sau primi documente electronice standardizate. Noi punem la dispoziție o gamă largă de tipuri de documente electronice standardizate și implementarea se poate face mult mai eficient.

BusinessMark: Ce alte provocări apar atunci când o organizare recurge la implementarea unei soluții de automatizare a proceselor?

Costin Baicu: Provocările cele mai greu de surmontat sunt legate de ceea ce numim „change management”. O automatizare presupune uneori să schimbi modul de lucru anterior cu unul care să poată fi funcțional în mod automatizat. Procesele automate ajung la același rezultat final cu cele manuale, însă modul în care se face automatizarea uneori presupune că procesul în sine să fie definit diferit. Dacă înainte comanda, factura, NIR-ul, Avizul de expediție etc ajungeau la contabilitate la final de lună și cineva le verifica manual și dădea o rezoluție pe ele pentru înregistrare în procesul automat, documentele se vor emite doar în ordinea prestabilită și vor fi controlate la momente fixe și pe reguli implementate în platforma de automatizare. Nu vei putea înregistra o factură dacă nu ai NIR-ul confirmat înainte de înregistrarea facturii dacă așa au stabilit cei care au aprobat procesul de automatizare.

BusinessMark: Trăim o perioadă complicată – ne-am confruntat cu doi ani de pandemie, după care a venit războiul la granițele noastre, inflație, creșterea costurilor la materii prime. În tot acest context, care ați spune că sunt cele mai mari provocări/obstacole cu care un CFO va fi nevoit să se confrunte în 2023?

Costin Baicu: Într-adevăr, ultimii ani au adus multe provocări și anul 2023 vine cu inflație și dobânzi mari. Cred că vom avea de înfruntat provocările referitoare la incertitudine și va trebui să fim suficient de agili să reacționăm mult mai repede la orice nouă turbulență în mediul economic. 

BusinessMark: Putem vorbi și despre oportunități? Ce planuri are DocProcess pentru acest an?

Costin Baicu: De asemenea, putem vedea și multe oportunități de automatizare de schimbare de abordare pentru multe business-uri. Putem beneficia de investiții noi în țară ca urmare a relocării în UE a multor fabrici de exemplu, putem ieși mai ușor și cu mai mult curaj pe piețele internaționale, în tehnologie nu exită nici granițe, nici Schengen.  Noi automatizăm procese de P2P în Franța și Belgia fără să resimțim nicio piedică semnificativă. Software-ul este de multe ori universal și nu ține cont de granițe, iar anul acesta ne propunem să fim foarte activi pe zona internațională.

BusinessMark: Care ați spune că este cel mai mare obstacol în procesul de digitalizare în România?

Costin Baicu: Mentalitatea sau cultura pot fi un obstacol, însă lucrurile se schimbă rapid și avem din ce în ce mai multe solicitări de automatizare și cred că întreaga industrie de software de business este asaltată de cereri. 

BusinessMark: Există anumite trenduri ce pot fi observate că se conturează pentru acest an, la nivel de transformare digitală?

Costin Baicu: Trendurile sunt vizibile în ultimii ani, foarte multe companii înțeleg că tehnologia le poate aduce multă eficiență, o interacțiune mult mai plăcută cu clienții și partenerii de afaceri și poate reduce costurile în mod semnificativ. Printre trenduri, observăm adoptarea de soluții de automatizare software, adoptarea de soluții de client management  (CRM) și business management (ERP), chat bots etc.

BusinessMark: Ce sfat le-ați da liderilor organizațiilor care sunt reticenți la ceea ce înseamnă transformarea digitală?

Costin Baicu: Aș zice să gândească cum s-ar putea îmbunătăți business-ul lor prin intermediul tehnologiilor noi, să se uite la ce se întâmplă în piață. Apoi aș zice să înceapă cu pași mici, pentru fluxuri care sunt ușor de automatizat și unde ar putea vedea rezultate imediate cu eforturi mici. Apoi treptat ar trebui să înțeleagă la nivel strategic cum ar putea face business-ul lor mai performat utilizând tehnologia. Nu în ultimul rând, ar trebui să își ia un consultant intern sau extern pentru procesele de transformare digitală și aceste procese să fie supervizate și urmărite de top management, de board, de acei factori care au puterea necesară în companie de a decide și de a asuma răspunderea pentru proiect. Un proiect de transformare digitală trebuie să rezulte ca o necesitate de business, parte a planului de execuție a strategiei de business și care să aibă o validare cât mai sus în ierarhia organizației.


Material de opinie semnat de
  • BusinessMark

Copyright BusinessMark. Toate drepturile rezervate.