Dragoș Cozma, Genesis Property: Transformarea birourilor trebuie să creeze o interfață intuitivă între angajați și spațiile de lucru. Regulile de design din aplicațiile IT, aplicabile și pentru birouri

Birourile se află, acum, într-unul dintre cele mai complexe procese de transformare, ca răspuns la provocările din ultimii doi ani. Designul spațiilor de lucru se schimbă, pentru a respecta însă alte reguli, care să fie legate de schimbarea stilului de lucru și de viață. Dar și pentru a putea include zone diferite între ele, atât în exterior, cât și în interior, destinate unor tipuri diferite de activități și interacțiuni între membri unei organizații. O soluție este împrumutarea conceptului de design din alte domenii, cum ar fi IT, arie în care utilizatorul este mereu pus în centru, iar elementele din sistem sunt gândite să răspundă la cât mai multe dintre cerințele acestuia, într-un mod cât mai eficient.

Transformarea biroului, ca urmare a schimbărilor stilului de lucru și de viață post-pandemic, este o oportunitate și pentru eficientizarea activității profesioniștilor. În birouri pot fi împrumutate soluții apărute în IT, un domeniu în care angajații se confruntau cu probleme legate de gestionarea eficientă a timpului în cadrul unui sistem complex. Una din provocările creșterii complexității unui sistem este dificultatea angajaților de a se integra și a fi eficienți. În IT, de exemplu, cei mai mulți angajați trec de la o aplicație la alta, în medie, de 10 ori pe oră, ceea ce costă organizațiile în jur de 32 de zile de productivitate la locul de muncă pentru un angajat, pe an, potrivit unui raport RingCentral. Mai mult decât atât, angajații își petrec 25% din timp căutând informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba, ceea ce, desigur, costă timp și bani, iar efectul negativ este resimțit atât de organizații, cât și de angajați.

Soluția este un design centrat pe utilizator, iar o sursă de inspirație pot fi companiile din domeniul tehnologiei, care vin deja de mulți ani cu idei inovatoare pentru birouri și pentru modul de lucru. Astfel, prin așezarea angajaților în centrul designului unui loc de muncă digital, este posibilă crearea unui spațiu ce poate transforma modul în care oamenii interacționează și colaborează. În acest mod, toate activitățile ce au loc în acel spațiu, indiferent că vorbim de muncă, relaxare sau doar socializare, devin integrate într-un mod omogen și logic, astfel încât să fie redus la minimum timpul pierdut. În plus, birourile devin tot mai digitalizate și tehnologizate, folosind soluții și aplicații care fac angajaților viața mai complexă, dar mai plină de satisfacții și beneficii.

Dacă ne gândim că majoritatea angajaților sunt mileniali obișnuiți cu lumea digitală, unde soluțiile sunt oferite rapid, printr-un click, devine și mai clară nevoia unei abordări care să-i ajute pe angajați să navigheze în noul ecosistem al spațiilor de lucru. O posibilă astfel de soluție ar putea fi reprezentată de crearea unei aplicații mobile, care să le permită angajaților să afle imediat orice informație legată de spațiile de lucru, dar și să interacționeze cu colegii lor sau să stabilească întâlniri cu ei, indiferent de scopul propus. Un astfel de instrument ar oferi, de exemplu, informații despre câte locuri libere sunt într-o anumită sală, cafenea sau zonă, din interiorul sau exteriorul clădirii, la o anumită oră. Astfel, dacă cineva vrea să stabilească o întâlnire cu X persoane în cafeneaua Y, la ora Z, să poată face rapid o rezervare, dar și să comunice persoanelor respective datele întâlnirii, după ce a confirmat disponibilitatea acestora.

În plus, angajații trebuie să aibă mereu pe telefon o listă completă a facilităților și opțiunilor de petrecere a timpului liber din cadrul unui campus de birouri care oferă aceste beneficii, cum ar fi YUNITY Park, proiectul demarat de Genesis Property care va fi finalizat în primele luni din 2023. Totodată, oamenii trebuie să fie mereu ținuți la curent cu evenimentele care au loc în campus, indiferent că vorbim de concerte, piese de teatru sau acțiuni cu scop umanitar. O astfel de aplicație îi ajută astfel să fie mereu la curent cu ce se întâmplă în imediata apropiere a spațiilor de lucru și ar avea un rol major în creșterea interacțiunii dintre oameni și a coeziunii echipelor de lucru.