EY Payroll Survey 2022: Tot mai multe companii iau în calcul externalizarea activităților de resurse umane și salarizare

  • Aproximativ 57% dintre companii își desfășoară activitățile de salarizare în cadrul structurilor interne, în timp ce aproximativ 43% apelează la servicii externalizate
  • Circa 68% dintre companii își derulează activitățile de resurse umane prin departamente interne, în timp ce 32% folosesc servicii externalizate
  • În aproximativ 54% dintre companii, administrarea timpului de lucru al angajaților și al pontajului este realizat printr-un sistem automatizat, în timp ce 46% încă folosesc un model manual de procesare
  • 97% dintre companii consideră că externalizarea serviciului de plată al salariilor evită întârzieri cu plățile și doar 3% consideră că ar putea înregistra întârzieri de pe urma externalizării acestui proces

În ultimii ani, odată cu diversificarea din ce în ce mai mare a serviciilor oferite pe piața din România, un număr tot mai mare de companii au început să apeleze la servicii externalizate de resurse umane și de payroll. Impulsul dat de tehnologie, în privința automatizării mai multor procese, care anterior erau realizate exclusiv manual de către unii angajați, a determinat un număr tot mai mare de companii să adopte externalizarea acestor servicii.

Ultimii doi ani au afectat România și mediul de afaceri mult mai agresiv decât tot ce a putut experimenta anterior economia românească, în peste 30 de ani de piață liberă. Pandemia Covid-19 a făcut ca o mare parte din activitatea muncii de birou să treacă în spațiul online. Astfel că, prin prisma necesităților structurale cu care s-au văzut confruntate companiile, nevoia simplificării pe cât posibil a tuturor proceselor interne de business a dobândit o și mai mare importanță.

Externalizarea – un punct de maxim interes

Aproximativ 44% dintre companii au o singură persoană care se ocupă cu administrarea personalului, 26% au două persoane și 30% au trei sau mai mulți salariați desemnați să se ocupe cu această activitate. Astfel că, 56% dintre cei chestionați în cadrul sondajului spun că departamentele care se ocupă cu întocmirea documentelor și a actelor de administrare a personalului au nevoie de 3-5 zile pentru procesarea informațiilor, în timp ce aproximativ 44% consideră că au nevoie de maximum două zile. 66% dintre respondenți susțin că pentru plata salariilor este nevoie ca informațiile să fie trimise cu 3-5 zile înainte și 34% spun că au nevoie de doar două zile pentru a sigura acest proces.

Deoarece echipele care se ocupă de activitățile de administrare a personalului sunt mici, este nevoie de un timp de procesare mai îndelungat. Coroborând cu faptul că unele operațiuni interne continuă să se realizeze încă manual, nevoia unui sistem mai rapid este cu adevărat necesară, pentru a putea evita eventuale întârzieri și pentru a putea reduce timpul de care este nevoie pentru închiderile de lună.

Lipsa unor procese automatizate și a personalului suficient pentru a putea administra în timp aceste activități poate îngreuna funcționarea companiilor

Peste 44% dintre companii susțin că, în medie, lunar au fost nevoite cel puțin o dată să reia calculul salarial. Tot în această notă, 46% dintre companii utilizează abonamente la un portal legislativ pentru a fi la curent cu reglementările din domeniu. Un procent de 34% spun că folosesc consultanță externă, 15% surse media și 5% consultanță internă. Resursele limitate fac ca, în prezent, acest proces de informare  să provină în proporție de peste 60% din monitorizarea ad-hoc, nefiind angrenate servicii specializate oferite intern sau extern, un aspect ce adaugă timp suplimentar. 

Volumul adițional de informație ce trebuie filtrată face ca și celelalte procese să fie îngreunate, aici putând fi resimțită o presiune în plus. Dacă nu există nici procese automatizate, cum ar fi, de exemplu, cele pentru cererile de documente sau pentru pontajul salariaților, atunci activitatea va fi îngreunată suplimentar.

Din acest punct de vedere, putem observa că, pentru situația în care se ia în considerare o posibilă externalizare a acestor servicii, distribuția este egală când vine vorba de timpul în care ar urma să se întâmple acest proces: 33% dintre respondenți spun că în mai puțin de 6 luni, 33% între 6 și 12 luni, 33% în mai mult de 12 luni. Rezultatele relevă că, prin distribuția egală, acest proces este în desfășurare și există o anumită tendință pentru externalizare. Din ce în ce mai multe companii iau în calcul această posibilitate.

Externalizarea serviciilor de resurse umane și de salarizare din ce în ce mai căutate

Atunci când vorbim de decizia de a apela la servicii externe de resurse umane și salarizare, majoritatea companiilor (45%) afirmă că decizia va fi luată la nivel de grup, indicând o reorganizare la nivel global a companiei, un aspect pe care îl putem regăsi tot mai des în cadrul companiilor multinaționale din România. 26% afirmă că decizia va fi luată intern la nivelul companiei, ținând cont de aspectele financiare, 21% la nivel regional și 8% au răspuns că decizia va aparține departamentului de resurse umane.

Aproximativ 66% dintre respondenți declară că decizia va fi luată în afara sucursalei din România, de către grup sau sub aspect regional, astfel că procesul de externalizare a acestor servicii va fi hotărât sub o formă organizată la nivel transnațional.

În urma unei decizii de trecere către servicii externalizate, aproape 67% dintre respondenți consideră că cel mai important factor pentru selectarea acestora va fi calitatea serviciilor ce le vor fi oferite, 16% posibilele soluții software, 12% costurile serviciilor și 6% durata tranziției. Majoritatea companiilor iau în calcul aceste soluții pentru a remedia eventuale dificultăți în operarea acestor activități. Astfel, ele își doresc să atingă un grad de eficiență mai mare decât cel pe care îl au în prezent doar prin resursele disponibile intern.

La nivelul mediului de business din România, deși aceste servicii nu au ajuns încă la un nivel de răspândire foarte largă, sunt privite ca soluții de viitor pentru a crește nivelul de eficiență operațională dintr-o companie.

Despre sondaj

EY Payroll Survey 2022 a fost dezvoltat și gândit pentru a putea măsura principalele percepții ale mediului de afaceri din România în privința posibilității de externalizare a  serviciilor de salarizare și resurse umane.

Rezultatele acestui studiu sunt bazate pe răspunsurile a peste 100 de executivi de top din mediul de afaceri. Sondajul a fost efectuat în perioada mai 2022. Survey-ul a fost realizat de către EY România prin chestionarea grupurilor țintă.

Citește și:

Opinie EY România: Saga cotelor reduse de TVA – care sunt implicațiile pentru România

Opinie EY România: Prețurile de transfer și relocările de investiții. Șapte puncte de atenție pentru companii

Săptămâna de lucru de patru zile este deja permisă de legislația muncii și se poate implementa în orice companie

Opinie EY România: Sistemul RO e-transport – impact asupra importatorilor şi exportatorilor menționați în declarațiile vamale

Respectarea obligațiilor de mediu, un efort tot mai complex și mai greu de gestionat pentru companii. Avantajele colaborării cu OIREP

Laura Ciornei, Let’s talk HR: Criza resursei umane din sectorul IT&C se va accentua

Crowe România și DeclaratiaUnica.ro se angajează împreună în automatizarea declarației unice și oferirea de consultanță personalizată

Opinie Wise Finance Solutions: Finanțări nerambursabile pentru energie solară și eoliană

Opinie EY România: „Amenzi pentru nedepunerea declarațiilor fiscale și neplata impozitelor aplicate în cadrul inspecției fiscale. Ce trebuie să știe contribuabilii”


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

 www.facebook.com/BusinessMark/
 www.linkedin.com/company/businessmark
 www.instagram.com/business.mark/
 blog.business-mark.ro
 business-mark.ro/


Transformările care au avut loc în ultimul an în activitatea economică, în contextul pandemiei de COVID-19, sunt, în cele mai multe cazuri, ireversibile, dar și benefice pentru mediul de afaceri. Incertitudinea generată de evoluția pandemiei și preocuparea angajatorilor față de sănătatea angajaților au făcut ca programul de lucru flexibil, inclusiv munca la distanță, să reprezinte o soluție viabilă pentru multe companii. Cu toate acestea, există încă numeroase aspecte neclare, cel puțin în zona de resurse umane și salarizare, care trebuie lămurite, ținând cont de faptul că munca la distanță tinde să devină obișnuință pe termen mediu și lung pentru multe companii.

Pentru a evita anumite riscuri care pot decurge din aplicarea necorespunzătoare a procedurilor în cazul activității la distanță, o organizație trebuie să se asigure că înțelege corect efectele juridice, fiscale, de salarizare și de resurse umane pe care o astfel de relaționare le implică. În plus, orice entitate trebuie să stabilească ce tipuri de procese trebuie definite pentru a gestiona provocările viitoare și să se asigure că strategia pe care o urmează este suficient de agilă pentru a valorifica oportunitățile apărute și pentru a își asigura revenirea și creșterea în viitor.

După declanșarea pandemiei, companiile au fost nevoite să își schimbe modul de organizare a proceselor și de gestionare a activității, în special prin implementarea unor soluții digitale și tehnologice care să permită funcționarea la parametri cât mai ridicați. Toate acestea au necesitat investiții neprevăzute în bani, timp, cunoștințe practice și alte resurse, dar transformările care au rezultat conduc, cu siguranță, la eficientizarea proceselor și permit, astfel, acordarea de răspunsuri în timp real la nevoile și solicitările din plan intern, din partea angajaților, dar și din extern, din partea clienților și a tuturor colaboratorilor și partenerilor de afaceri.

Tendința este valabilă și în domeniul resurselor umane, cu atât mai mult cu cât, odată cu trecerea tot mai mare la munca la distanță, crește nevoia de optimizare, de debirocratizare, prin digitalizare și tehnologizare, astfel încât să se poată înlocui operațiunile consumatoare de timp și resurse cu procese automatizate. Numeroase companii apelează la implementare de procese, aplicații și platforme integrate, ușor de accesat și utilizat, care să ajute la gestionarea eficientă a resurselor umane.

Impactul digitalizării în salarizare

În sfera salarizării, unul dintre principalele avantaje ale digitalizării este reprezentat de reducerea timpului de procesare a documentelor prin folosirea de aplicații automatizate, de tipul self-service. Astfel, prin câteva click-uri, un angajat poate să obțină sau să transmită informația sau documentul de care are nevoie. Printre alte avantaje se numără posibilitatea de a utiliza anumite sisteme IT sau roboți (RPA) pentru a reduce la minimum prelucrarea manuală a datelor și, implicit, riscul apariției unor erori în timpul procesării informației.

Totodată, prin digitalizare se pot elimina anumite activități redundante, repetitive, iar angajații implicați în astfel de operațiuni pot fi orientați către activități creative și inovatoare, pentru a aduce o valoare adăugată reală prin munca pe care o desfășoară. În plus, simplificările obținute prin digitalizare pot ajuta la echilibrarea balanței între carieră și viața personală.

Planul de beneficii salariale trebuie adaptat la munca în mediul virtual

Așadar, avantajele digitalizării sunt evidente, dar există și riscuri. Specialiștii din resurse umane, împreună cu conducerea companiei, trebuie să reproiecteze strategia, rolurile, activitățile și structura acestora, astfel încât angajații să nu resimtă absența unei interacțiuni directe și să se asigure un mediu de lucru și o cultură organizațională bazată pe valori și principii solide.

Angajatorii sunt nevoiți, de asemenea, să implementeze sisteme tehnice, proceduri și politici interne clar definite în ceea ce privește lucrul de la distanță pentru a preîntâmpina neconcordanțe din punct de vedere juridic sau organizatoric în programul de desfășurare a activității angajaților. În plus, trebuie să se țină cont de aspectele de conformitate legate de faptul că spațiul de lucru s-a mutat din perimetrul societății în spațiul personal al angajatului. Totodată, există riscul ca pontajele lunare să fie înregistrate incorect ori neconform cu realitatea sau să apară probleme de eficiență (perioade de inactivitate) ca urmare a unor dificultăți de accesare a sistemelor interne, dacă acestea sunt neperformante sau neadaptate cerințelor curente. Nu în ultimul rând, pot apărea neconcordanțe ce țin de fluxul de transmitere/primire a documentelor necesare în resurse umane și pentru calculul salarial (certificatele medicale, adeverințe solicitate de instituții bancare în original etc.), dar și dificultăți generate de mobilitatea angajaților și posibilitatea de a lucra la distanță din afara țării.

O altă provocare cu care se confruntă în prezent companiile, respectiv departamentele de resurse umane, este adaptarea planului și a politicii de beneficii la munca în mediul virtual. Până de curând, multe companii asigurau prin planul de beneficii decontarea transportului angajaților către și dinspre locul de muncă, însă, odată cu trecerea la lucrul de acasă, apare întrebarea dacă se mai poate acorda acest stimulent sub premisa aceluiași tratament fiscal. Mai mult, beneficiile introduse recent în legislație, precum facilitățile pentru educația timpurie a copiilor angajaților, decontarea a cel mult 400 de lei pe lună pentru angajații care lucrează în regim de telemuncă și altele similare, trebuie analizate și fundamentate din perspectivă fiscală înainte de a fi incluse în pachetul salarial.

În concluzie, este evident că viitorul activității de resurse umane va fi modelat pe transformarea digitală și, ținând cont de faptul că și structura forței de muncă se modifică, digitalizarea și automatizarea devin componente esențiale în gestionarea relațiilor de muncă. Dar, pentru a se asigura succesul deplin în această privință, este la fel de important ca specialiștii în resurse umane și salarizare să beneficieze de instruire și de sprijinul factorilor de decizie în implementarea schimbărilor necesare.

[divider height=”30″ line=”1″]

 

 

 

 

 

Material de opinie de Maria Butcu, Director, și Adina Marciu, Supervizor Salarizare, Soluții de Servicii Externalizate, Deloitte România

[divider height=”30″ line=”1″]

Citește și:

Diana Lupu, EY România: În alinierea prevederilor contabile la cele fiscale, Finanțele pierd din vedere aspectele practice ale cerințelor de raportare

Studiu EY & Eurelectric: Electrificarea flotelor poate ajuta Europa să-și atingă țintele de reducere a emisiilor de carbon

Georgiana Singurel, Reff & Asociații | Deloitte Legal: Schimbări în regimul investițiilor străine în UE. Care va fi impactul asupra investitorilor?

Studiu EY România: Angajații români doresc un program de lucru mai flexibil, iar instabilitatea pieței muncii îi determină să nu își schimbe angajatorul

Studiu Deloitte: industria hotelieră europeană estimează că va ajunge din nou la nivelurile de performanță din 2019 începând din 2023

Dan Fleşariu, EY România: Poate deveni sectorul imobiliar un vector de creștere pentru investițiile străine directe?

Radu Derscariu & Simona Bădoiu, Deloitte România: Declarația unică, ediția 2021 – ce se schimbă față de anii trecuți și ce neclarități rămân

Studiu EY: Activitatea IPO globală încheie în forță anul 2020, depășind așteptările pieței

Andreea Geacu, Deloitte România: Relațiile comerciale România-Turcia, puse în pericol de o prevedere nou introdusă în Codul Fiscal

Alex Milcev, EY România: Mesaj către noul Guvern: Relansarea depinde de noi toți și trebuie să înceapă chiar acum

Studiu Deloitte: Siguranța angajaților și revenirea la locul de muncă sunt principalele preocupări din perspectiva juridică ale organizațiilor, care anticipează reluarea unui nivel obișnuit de funcționare în prima jumătate a lui 2021


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/


Sursă foto: Unsplash.com

[divider height=”30″ line=”1″]

Fie că în cadrul afacerii tale există un departament separat de salarizare sau această sarcină cade pe umerii departamentelor de HR, probabil ești la curent cu volumul de muncă existent și multitudinea sarcinilor care trebuie îndeplinite: pontaj, calcul salar net, rapoarte și taxe, fluturași de salariu, rețineri, concedii și multe altele. Acestea sunt multe provocări la care angajații sunt supuși, ceea ce pe termen lung poate avea un impact negativ asupra eficienței lor.

Automatizează efectuarea fiecărui calcul salariu net cu ajutorul unui soft payroll

Dacă sarcinile repetitive se desfășoară manual, se consumă multă energie. Pentru a veni în întâmpinarea acestor probleme, optează pentru digitalizare și automatizarea sarcinilor repetitive. Un soft performant de payroll este o metodă prin îți poți ajuta angajații să își eficientizez munca. Realizează calcul salariu net sau brut, alături de concedii, prime, bonusuri și comisioane, gestionezi fișele de pontaj, generezi automat fluturașii de salariu și îi trimiți pe mail către angajați, generezi rapoarte specifice (stat de plată, nota contabilă, D112, rețineri. Per ansamblu, administrezi mai ușor procedurile cu ajutorul tehnologiei.

Ce avantaje oferă soluțiile software de pontaj și salarizare?

Adevărul este că omul, din natura sa, este reticent la schimbare. Chiar dacă analizăm efectele pozitive și suntem conștienți de beneficiile pe termen lung, atunci când luăm o decizie, înclinăm să ne alimentăm mai mult frica față de eșec. De aceea și desprinderea de vechile obiceiuri este destul de dificil de realizat. E adevărat că este mai confortabil să realizăm sarcinile manuale cu care suntem obișnuiți pentru că avem impresia că deținem mai bine controlul, însă tehnologia se arată la fel, dacă nu chiar mult mai eficientă. Cum departamentele de HR și salarizare au multe sarcini administrative de îndeplinit, gestionarea lor dintr-un program software se dovedește a fi mai eficientă deoarece:

  1. Realizezi calcul salariu net automat, pe baza informațiilor din sistem: datelor din pontaj, concedii și sisteme de bonificații și elimini erorile de calcul. Softurile sunt actualizate în permanență cu noile măsuri legislative, astfel încât corectitudinea calculelor este indubitabilă.
  2. Reduci stresul angajaților și păstrezi nivelul de productivitate, pentru că vor câștiga mai mult timp.
  3. Comunicarea dintre angajați este puternic îmbunătățită datorită fluxului de lucru echilibrat și plata promptă a salariilor.

Te-ai decis că e timpul să adopți transformarea digitală în departamentul de resurse umane și financiar contabil? Nu uita înainte să prospectezi bine piața, deoarece vei găsi o varietatea de produse. Identifică nevoile tale, stabilește-ți prioritățile și orientează-te spre soluția care îți aduce cele mai multe beneficii.

[divider height=”30″ line=”1″]

Citește și:

Studiu Valoria: Chiar dacă bugetele de CSR „îngheață”, companiile cresc implicarea în comunitate

Studiu privind calitatea vieții și bunăstarea socială: România se menține pe locul 45 în clasamentul mondial

Studiu Deloitte: Creditarea și-ar putea reveni în 2021, cu ajutorul unor măsuri de sprijin din partea autorităților de reglementare în domeniu

Studiu EY: Diferențe între sectorul public și cel privat privind prioritizarea aspectelor de etică în utilizarea inteligenței artificiale

Studiu EY: Consumatorul român devine atent la calitate, preferă produsele locale și este pregătit să migreze către cumpărături online


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/

[divider height=”30″ line=”1″]

 

 

Copyright BusinessMark. Toate drepturile rezervate.